7 วิธีที่ช่วยให้บริษัทประหยัดงบประมาณการซื้ออุปกรณ์สำนักงาน

96 จำนวนผู้เข้าชม  | 

7 วิธีที่ช่วยให้บริษัทประหยัดงบประมาณการซื้ออุปกรณ์สำนักงาน

ถูกที่สุด ประหยัดที่สุด ประโยคชวนซื้อที่ผู้ค้าหลายต่อหลายรายใช้เป็นตัวกระตุ้นให้ลูกค้าเกิดความสนใจที่จะซื้อสินค้ามาครอบครอง ในมุมของบริษัท การซื้ออุปกรณ์สำนักงานราคาถูกหรือราคาโปรโมชั่นมีส่วนช่วยอย่างยิ่งในการประหยัดงบประมาณขององค์กร

แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่า แค่ซื้อของถูกจะช่วยประหยัดงบประมาณการจัดซื้อขององค์กรได้ดีที่สุด ในบทความนี้ จะพูดถึง 7 วิธีที่ช่วยให้บริษัทประหยัดงบประมาณการซื้ออุปกรณ์สำนักงาน

1. วิเคราะห์การใช้จ่ายในการจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงานย้อนหลัง


การทำสิ่งนี้ จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการวางแผนการประหยัดค่าใช้จ่ายในการซื้ออุปกรณ์สำนักงานได้ การย้อนกลับไปดูสิ่งที่เคยซื้อ รายการอุปกรณ์สำนักงานที่เคยถูกตัดออก จะทำให้องค์กรนั้นมองเห็นสิ่งที่จำเป็นต้องใช้จริงๆ รวมถึงการสำรวจราคาร้านขายอุปกรณ์สำนักงานในแต่ละรายที่เคยซื้อย้อนหลังว่าได้ช่วยให้องค์กรลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อได้จริงหรือไม่

2. หมั่นตรวจสอบโปรโมชั่นและบริการต่างๆของร้านขายอุปกรณ์สำนักงาน
ร้านขายอุปกรณ์สำนักงานหลายๆร้านรู้ว่าองค์กรต้องการอะไร พวกเขาจะให้บทบาทตนเองเป็น one-stop shops สำหรับฝ่ายจัดซื้อขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นการให้ส่วนลดตัวสินค้า การบริการจัดส่ง ติดตั้ง รับประกันสินค้า รวมถึงการช่วยออกแบบภายในสำนักงานเมื่อมีการนำเสนอขายเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ซึ่งเป็นจุดขายที่บางร้านขายอุปกรณ์สำนักงานหรือร้านขายเฟอร์นิเจอร์อื่นๆทำไม่ได้หรือไม่ได้ทำ

3. จงเป็นลูกค้าประจำของร้านขายอุปกรณ์สำนักงาน


การมีความสัมพันธ์กับร้านขายอุปกรณ์สำนักงานเจ้าใดเจ้าหนึ่งเป็นเวลานาน ทำให้เจรจาง่ายเมื่อเกิดปัญหา ในมุมร้านขายอุปกรณ์สำนักงานเองก็ย่อมอยากที่จะรักษาลูกค้าเก่าที่ทำให้ตนขายสินค้าได้เป็นประจำ ดังนั้น การให้ราคาพิเศษในระยะยาว ให้ส่วนลดตามโอกาส หรือช่วยเคลมสินค้าที่ชำรุดโดยไม่มีค่าใช้จ่าย เป็นเรื่องที่ทำได้ไม่ยากมากนักสำหรับร้านขายอุปกรณ์สำนักงาน

4. ซื้ออุปกรณ์สำนักงานและเครื่องเขียนที่มีคุณภาพ
หลายต่อหลายครั้ง การซื้ออุปกรณ์สำนักงานในราคาถูกไม่ได้หมายความว่าจะคุ้มค่าเสมอไป สิ่งของที่คุณภาพไม่ดี ก็ใช้ไม่ได้นาน เมื่อเกิดการชำรุดก็ต้องซื้อใหม่ และสิ่งนี้เองที่ทำให้ค่าใช้จ่ายการจัดซื้อในองค์กรเพิ่มสูงขึ้น

5. หาข้อเสนอแนะสำหรับการเลือกร้านขายอุปกรณ์สำนักงาน
ร้านขายอุปกรณ์สำนักงานแต่ละร้าน ย่อมบอกเสมอว่า ร้านของตนดีที่สุด ดังนั้น การตัดสินใจเลือกจากการฟังคำโฆษณานั้น อาจทำให้ผลลัพธ์ที่ได้เป็นไปในทางลบ หนึ่งในข้อเสนอแนะและคำตอบที่ดีที่สุดในการเลือกผู้ขาย คือ การสอบถามพนังงานในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง พนักงานในองค์กรที่เห็นความสำคัญของการจัดซื้อของบริษัท นั่นจะเป็นการช่วยให้องค์กรตัดตัวเลือกที่ไม่เหมาะสมออกได้และยังสร้างความมั่นใจในการจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงานกับผู้ขายรายที่ถูกเลือก

6. ซื้ออุปกรณ์สำนักงานในปริมาณมากต่อครั้ง หากเป็นไปได้


กระดาษถ่ายเอกสาร ปากกา สมุด หรือแม้แต่กาแฟ เป็นสิ่งที่องค์กรใช้บ่อยในแต่ละเดือน การซื้ออุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ในปริมาณที่มากต่อครั้ง ไม่เพียงแต่จะทำให้ได้โปรโมชั่นราคาที่ถูกลง แต่เป็นการไม่ทำให้สินค้าเกิดการขาดสต็อก ดังนั้น การซื้อปริมาณมาก โดยลดความถี่ในการซื้อลง เป็นวิธีที่ดีที่จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในองค์กรได้

7. มอบอำนาจการจัดซื้อกับพนักงานเพียงคนใดคนหนึ่ง
วิธีนี้มีส่วนช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมการค่าใช้จ่ายในการซื้ออุปกรณ์สำนักงานแต่ละครั้งได้ การมอบอำนาจให้ใครคนใดคนหนึ่ง จะทำให้เขาคุ้นเคยกับระบบและความต้องการอุปกรณ์สำนักงานของแต่ละฝ่ายในองค์กร นั้นทำให้กระบวนการจัดซื้องายขึ้น

อย่างไรก็ตาม การมอบอำนาจการจัดซื้อให้กับพนักงานเพียงคนเดียว ก็เปรียบเสมือนดาบสองคม เพราะหากระบบขององค์กรหรือแม้แต่ระบบของร้านค้าผู้ขายอุปกรณ์สำนักงานไม่ดีนั้น จะทำให้เกิดการทุจริตในองค์กรได้ง่ายๆ

เห็นได้ชัดว่า การช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงานนั้น ไม่ใช่หน้าที่ของใครคนใดคนหนึ่ง แต่เป็นหน้าที่ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงซึ่งเป็นผู้กำหนดนโยบาย ฝ่ายจัดซื้อขององค์กร ไปจนถึงผู้ใช้ทุกองค์กรที่ต้องทำร่วมกัน หากไม่ได้ทำร่วมกันก็จะส่งผลให้ประสิทธิภาพในการลดค่าใช้จ่ายขององค์กรนั้นลดลง